Ai un SRL mic, vin clienți persoane fizice cu bani cash și fiecare întreabă același lucru: „Pot să plătesc tot în numerar?” Iar tu, ca administrator, te uiți la casă, la POS și la facturier și te întrebi cât ai voie, ce trebuie bătut pe casă și unde riști amendă. Regula de bază: SRL-ul poate încasa numerar de la persoane fizice, dar în niște limite și cu niște obligații clare.

Care este plafonul pentru încasări în numerar de la persoane fizice pentru un SRL

Cadrul principal este dat de Legea 70/2015 privind întărirea disciplinei financiare, actualizată în 2023. Potrivit textului legal, operațiunile de încasări în numerar efectuate de firme de la persoane fizice, pentru livrări de bunuri, prestări de servicii, împrumuturi, cesiuni de creanțe sau alte drepturi, se pot face în limita unui plafon zilnic de 10.000 lei de la o persoană. Această cifră apare explicit în lege, în forma în vigoare la final de 2023, conform portalului legislativ oficial.

Atenție, vorbim de plafon pe zi și pe persoană, nu pe factură. Dacă același client revine de două ori în aceeași zi sau îl facturezi în două tranșe, tot în limita a 10.000 lei cash trebuie să te încadrezi. Restul se încasează doar prin instrumente fără numerar: transfer bancar, card, ordin de plată, internet banking.

Cum se aplică în practică: exemple concrete pentru un SRL

Să zicem că ai un SRL care vinde mobilier și un client persoană fizică cumpără o bucătărie de 35.000 lei. Poți încasa astfel:

  • 10.000 lei în numerar într-o zi de la acel client
  • diferența de 25.000 lei prin card sau transfer bancar

Nu poți încasa 10.000 lei azi, 10.000 mâine și tot așa, dacă este vorba de aceeași tranzacție, doar ca să „spargi” încasările. Legea interzice expres fragmentarea încasărilor în numerar pentru o operațiune mai mare decât plafonul, dacă scopul este eludarea regulilor.

Alt scenariu: ai un SRL care prestează servicii de reparații auto. Clientul, persoană fizică, are o factură de 4.000 lei. Poți încasa toată suma cash, ești sub plafon. Dacă ai doi clienți diferiți, câte 9.000 lei fiecare, poți încasa 18.000 lei numerar în ziua respectivă, pentru că plafonul e pe persoană, nu total pe firmă.

Ce înseamnă „în aceeași zi” și cum dovedești respectarea plafonului

Ziua de referință este ziua calendaristică, de la 00:00 la 24:00. Controlul nu se uită doar la casierie, ci la documente: facturi, bonuri fiscale, chitanțe, registru de casă, extrase de cont. Dacă ai încasări în numerar repetate de la aceeași persoană, cu aceeași explicație pe documente, exact în perioada în care valoarea tranzacției depășește 10.000 lei, ești în zona de risc.

Mai ales la servicii în rate sau lucrări de durată (șantiere, amenajări, proiecte IT plătite în tranșe) e important să fie clar în contract cum se structurează plățile. Fragmentarea este sancționată dacă există legătură evidentă între tranșe și singurul scop este să rămâi artificial sub plafonul de numerar.

Obligația de a folosi casă de marcat când încasezi cash de la persoane fizice

În paralel cu plafoanele din Legea 70/2015, orice SRL care încasează numerar de la populație trebuie să se uite la OUG 28/1999 privind aparatele de marcat electronice fiscale. Textul actual al ordonanței spune clar că operatorii economici care încasează integral sau parțial cu numerar sau card contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul ori a serviciilor prestate direct către populație sunt obligați să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.

Tradus: dacă vinzi cu amănuntul sau prestezi servicii către persoane fizice (salon, service, mic magazin, curățătorie, atelier, coafor, coffee shop etc.), nu e suficient doar să emiți factură și chitanță. De regulă trebuie bon fiscal, emis din casa de marcat, la fiecare încasare în numerar sau cu cardul. Există câteva excepții prevăzute expres în ordonanță (profesii liberale, anumite activități pentru care se emit bilete cu regim special etc.), însă marea majoritate a SRL-urilor din comerț și servicii intră în obligație.

Important și pentru viitor: modificările succesive ale OUG 28 au adus cerințe noi, de exemplu legate de elementele obligatorii ale bonului fiscal, mai recent, de codul QR. O ordonanță de urgență emisă în 2024 prevede chiar o suspendare temporară a sancțiunilor pentru lipsa anumitor informații pe bon, până la 1 septembrie 2025, potrivit datelor oficiale ale Ministerului Finanțelor.

Plafonul pentru plăți în numerar de la SRL către persoane fizice

Chiar dacă articolul este despre încasări, în practică lucrurile merg în ambele sensuri: uneori plătești tu, ca SRL, o persoană fizică. Și aici Legea 70/2015 pune un plafon: plățile în numerar de la firme către persoane fizice pentru bunuri, servicii, dividende, împrumuturi, cesiuni de drepturi etc. se pot face în limita 10.000 lei pe zi, către o persoană.

Dacă ai de plătit unui asociat persoană fizică dividende de 50.000 lei, de exemplu, maximum 10.000 lei pot fi plătiți cash într-o zi, restul doar prin virament sau alte instrumente fără numerar. La fel, dacă răscumperi un împrumut acordat de o persoană fizică, suma care depășește plafonul nu mai poate fi în numerar.

Deoarece în practică ANAF urmărește fluxurile de numerar și din ambele sensuri, merită să ai o procedură internă clară pentru casierie, astfel încât să nu ajungi în situația în care depășești plafonul „din greșeală”, prin cumularea mai multor operațiuni într-o zi.

Ce nu ai voie să faci: fragmentarea tranzacțiilor și ocolirea plafoanelor

Legea nu sancționează doar depășirea cifrei de 10.000 lei, ci și încercarea de a ocoli regula prin artificii. Sunt interzise:

  • încasările fragmentate de la aceeași persoană, în aceeași zi, pentru o tranzacție mai mare decât plafonul
  • împărțirea artificială a unei livrări sau prestări de servicii în mai multe contracte, doar pentru a încasa mai mult cash
  • folosirea unor terți „de fațadă” (părinți, prieteni, colegi ai clientului) care plătesc fiecare sub plafon, pentru un singur bun sau serviciu

Textul legal se referă expres la interzicerea fragmentării tranzacțiilor care depășesc plafonul, atât la încasări, cât și la plăți. Un control fiscal va privi nu doar la numerar, ci și la contracte, explicații de pe documente și contextul economic. Dacă ceva „sună” artificial, există risc de reîncadrare și sancțiuni.

Ce documente trebuie să aibă un SRL pentru încasările în numerar

Dincolo de limitele cifrelor, problema de zi cu zi este următoarea: cum faci să poți demonstra rapid, la un eventual control, că toate încasările în numerar sunt justificate și în plafon. Pentru asta ai nevoie de:

  • bon fiscal emis la fiecare încasare către persoane fizice, acolo unde OUG 28/1999 cere casă de marcat
  • factură (pentru sume mai mari, pentru serviciile B2B sau când clientul o cere; în multe afaceri B2C se emit oricum facturi pentru transparență)
  • chitanță, doar dacă nu există casă de marcat sau pentru situațiile în care legislația permite încasarea cu chitanță (de exemplu anumite profesii neobligate la AMEF)
  • registru de casă, ținut zilnic, în care se înscriu toate intrările și ieșirile în numerar

În plus, e bine să existe o procedură scrisă în firmă prin care casierul sau persoana care încasează numerar verifică, înainte să primească banii, cât s-a mai încasat în ziua respectivă de la acel client. Pare birocratic, dar e mai simplu să refuzi politicos 2.000 lei peste plafon și să trimiți clientul la bancă, decât să explici în control de ce ai trecut cu 500 lei de limită.

Ce se întâmplă dacă depășești plafoanele de numerar

Depășirea plafoanelor nu este doar un „avertisment verbal”. Legea 70/2015 prevede sancțiuni contravenționale pentru încălcarea regulilor privind plafoanele și interdicția de fragmentare. Amenzile se aplică atât persoanei juridice, cât, în anumite cazuri, persoanelor fizice implicate, în funcție de natura încălcării. Datele oficiale arată că, în ultimii ani, controalele tematice pe numerar au fost un subiect recurent pentru ANAF, mai ales în zone precum comerț, alimentație publică, servicii către populație.

În plus, pentru partea de case de marcat, OUG 28/1999 prevede amenzi consistente și chiar suspendarea activității pentru lipsa aparatelor fiscale sau a bonurilor. Textul actualizat menționează și situații punctuale, cum este emiterea de bonuri fără toate elementele obligatorii (inclusiv codul de identificare al beneficiarului, acolo unde este cazul).

Pe scurt, „merge și așa” cu numerarul poate ieși foarte scump, chiar pentru o firmă mică.

Cum îți organizezi SRL-ul ca să nu ai probleme cu numerarul

Regulile nu sunt chiar prietenoase, dar pot fi gestionate decent dacă îți pui la punct câteva lucruri:

  • scrie o procedură internă de casierie, în care să menționezi expres plafonul de 10.000 lei pe zi/persoană, atât la încasări, cât și la plăți
  • instruiește angajații care încasează bani să întrebe și să verifice dacă s-au mai făcut plăți în aceeași zi de la același client
  • încurajează plățile cu cardul sau prin bancă, mai ales la sume mari, ca să nu stai cu emoții la control
  • verifică periodic dacă ai activitatea corect încadrată din perspectiva OUG 28/1999 și dacă nu cumva ai nevoie de casă de marcat acolo unde azi lucrezi doar cu factură și chitanță
  • stabilește o limită internă chiar mai mică decât plafonul legal (de exemplu 8.000 lei), ca să ai o marjă de siguranță în caz de erori sau plăți paralele

Dincolo de litera legii, contează și imaginea firmei. O politică clară, afișată la casă sau menționată în contracte (de exemplu „pentru sume mai mari de 10.000 lei plata se face doar prin bancă”) te ajută să nu intri în negocieri interminabile cu clienții și să arăți că știi ce faci.

Notă: Acest material are caracter informativ și nu reprezintă consultanță juridică sau fiscală personalizată. Reglementările privind numerarul și aparatele fiscale se pot modifica frecvent, iar aplicarea lor depinde de specificul fiecărei activități. Pentru situații concrete ale SRL-ului tău, discută cu un avocat sau cu un consultant fiscal înainte să iei decizii.

Până la urmă, numerarul nu dispare mâine, dar nici nu mai e „la liber” ca acum 15-20 de ani. Dacă îți setezi corect regulile în firmă și îți obișnuiești clienții cu plăți prin bancă pentru sume mari, numerarul rămâne un instrument util, nu o sursă de stres la fiecare control.